O, ¿por qué no?, en casa. Conectado estés donde estés, ¿cómo podemos organizar nuestros equipos y que las personas que trabajan en nuestra empresa se puedan coordinar, aunque estén en distintas ubicaciones, provincias o incluso países?

¿Cómo podemos seguir comunicándonos con el resto de los compañeros de trabajo, trabajando juntos como en la oficina, aunque cada uno estemos en un sitio diferente, en un tren, en un cliente o en casa?

¿Tienes un ordenador, un dispositivo móvil, una Tablet?, pues tenemos un programa disponible que nos permite hacer todo esto con la misma funcionalidad que en la oficina.

Primero, vamos a ver un entorno de trabajo habitual o normal dentro de una oficina y después veremos cómo lo podemos realizar con las mismas funcionalidades desde fuera o desde donde estemos, con teletrabajo.

En la oficina:

• Los trabajadores están agrupados por departamentos y entre ellos se hacen cargo de los proyectos o tareas que tienen asignados. Para ello hablan habitualmente y en ocasiones tienen que mostrar la pantalla de su ordenados a uno o varios compañeros.
  También comparten archivos comunes al departamento y en ocasiones varios de ellos deben trabajar conjuntamente en el mismo documento.
  Estos departamentos también se relacionan con otras personas externas a la empresa, a las que les interesa que accedan a las reuniones y a las conversaciones sobre ciertos proyectos.
• En la empresa también hablamos unos con otros, ya sea informalmente o sobre asuntos profesionales. Personas que forman parte de nuestro departamento o no y con las que en un momento dado podemos entablar una conversación directa.

El programa que mencionábamos antes es Microsoft Teams: al alcance de cualquiera, ya que lo encontramos dentro de algunos tipos de licencia de Office 365 en su versión completa, pero existe también una versión gratuita, aunque con funcionalidades limitadas. Con esta herramienta vamos a simular una sede de trabajo o empresa que va a ser nuestra oficina virtual o nuestro centro de teletrabajo.

Cómo realizamos esto en Teams:

. Agrupamos a los trabajadores de los diferentes departamentos formando equipos. Podemos crear tantos equipos como sea necesario. Una misma persona puede pertenecer a más de un equipo, pero salvo los administradores, probablemente no se necesite pertenecer a todos.

• Dentro de cada equipo se crean los canales, tantos como se necesite. Esos canales serán las agrupaciones de cada proyecto o tarea y en ellos es donde realizamos las actividades del equipo o departamento relativas a cada tarea y proyecto. ¿Y qué podemos hacer ahí?
  • Una conversación escrita, tipo chat. Con texto, emoticonos, gifs, memes, etc.
  • Adjuntar documentos a la conversación y al canal.
  • Iniciar o programar reuniones por videoconferencia o conferencia de sólo audio, ya sea entre compañeros del proyecto o con invitados interesados (clientes, proveedores…)
  • Grabar las reuniones
  • Compartir las pantallas entre los compañeros o invitados, o compartir sólo aplicaciones abiertas concretas.
  • Integrar aplicaciones desde la galería.
  • Editar conjuntamente documentos de Office.
• Una zona de chat donde podemos abrir una conversación de uno a uno o varios, pero ya fuera de canal, para temas más genéricos o conversaciones informales. También con compartición de archivos, abrir llamadas de voz o de vídeo y compartición de escritorio o aplicaciones del escritorio.
• Añadir aplicaciones y conectores con aplicaciones externas ya desarrolladas y disponibles en la galería.